Sudet Salibandy ry talousohje

(päivitetty 27.6.2017)

Perusteet

Seuran taloudellinen toiminta on kirjanpitolain alaista toimintaa. Lain mukaan kaikki rahaliikenne on kirjattava. Kaikki Sudet Salibandy ry:n joukkueet kuuluvat seuran alaisuuteen. Seuran ylin päätäntävalta on vuosikokouksella. Seuran nimen kirjoittavat puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja joku näistä yhdessä sihteerin tai jonkun muun johtokunnan jäsenen kanssa tai johtokunnan määräämän toimihenkilön kanssa. Nimenkirjoittajien on oltava täysi-ikäisiä.

Henkilövalinnat johtokuntaan tekee seuran vuosikokous. Vuosikokouksessa äänioikeutettuja ovat säännöissä määritellyt seuran jäsenet. Seuran tilikausi on kalenterivuosi.

Joukkueiden toimihenkilöt valitaan juniorijoukkueiden vanhempainkokouksessa ja aikuisjoukkueiden joukkuekokouksessa. Joukkueella tulee olla valmentaja, joukkueenjohtaja, rahastonhoitaja ja kilpailutoiminnassa mukana olevassa joukkueessa myös huoltaja.

Jokaiselle joukkueelle perustetaan oma tili Osuuspankkiin. Joukkueen rahastonhoitaja hoitaa tiliä kassanhallintapalvelussa. Joukkueet vastaavat itse toimintansa kuluista.

Seuran nimellä tehtäviä (laskuun tulevia) hankintoja ja sopimuksia, joihin sisältyy taloudellinen vastuu, saa tehdä vain johtokunnan siihen valtuuttama henkilö. 

Joukkueen tili

Joukkueelle avataan tili seuran nimissä:

  • Tilillä tulee olla vastuullinen tilinhoitaja – joukkueen rahastonhoitaja. Rahastonhoitajan hyväksyy seuran johtokunta.
  • Tilinkäyttöoikeudet:
    • Rahastonhoitajalle annetaan tilinkäyttöoikeus, ja hän saa käyttäjätunnukset sekä opastuksen kassanhallintapalvelun käyttöön seuran rahastonhoitajalta. Joukkueen rahastonhoitaja vastaa ja huolehtii, että tili ja varat hoidetaan ohjeiden ja sääntöjen mukaisesti.
    • Tilille voidaan myöntää toinen käyttöoikeus, yleensä joukkueenjohtajalle katseluoikeus.
    • Seuran puheenjohtajalla ja rahastonhoitajalla on käyttöoikeus kaikkien joukkueiden tileihin
    • Tilinkäyttöoikeuksien muutokset on ilmoitettava viipymättä. Tunnukset ovat henkilökohtaiset, eikä niitä pääsääntöisesti voi luovuttaa seuraajalle.
    • Kassanhallintapalvelun tunnuksilla ei ole käyttöoikeutta pankin tiskillä eikä OP-verkkopankissa.
    • Pankkikortteja ei myönnetä.

Toiminnan suunnittelu / rahoitus

  • Ennen kauden alkua joukkue laatii kausisuunnitelman sekä talousarvion. Näiden avulla suunnitellaan tulevan kauden rahoitus. Talousarvio ja kausisuunnitelma esitellään vanhempain- tai joukkuekokouksessa ja toimitetaan johtokunnalle hyväksyttäväksi 1.10. mennessä.
  • Joukkueelle maksettavaan joukkuemaksuun sisältyy oman joukkuetoiminnan lisäksi toimintamaksu seuralle. Toimintamaksuun sisältyy myös seuran jäsenmaksu. Joukkueen rahastonhoitaja maksaa maksuerät joukkueelta jaostolle sovittuina päivinä, tai sovitusti rahansiirrot tehdään seuran puolesta.
  • Jäsenmaksun ja toimintamaksujen määrät ja maksupäivät määritellään vuosittain ennen uuden toimintakauden alkua
  • Joukkueet määrittelevät pelaajiensa kausimaksun ja maksuerät (kuukausimaksu, 3-4 erää tmv.) huomioiden seuramaksut ja kauden suunnitelmat. Huom., talousarvio!
  • Joukkueen rahastonhoitaja tai muu sovittava henkilö hoitaa laskutuksen joukkueelta MyClub:n kautta. Viitesuoritukset kuitataan maksetuiksi seuran rahastonhoitajan toimesta.
  • Turnaukset ja mahdolliset muut tapahtumat joukkueet maksavat itse. Tiedossa olevat turnaukset on syytä budjetoida.
  • Mikäli joukkue laskuttaa esim. sponsoreita, käyttäkää laskupohjaa ja viitenumeroluetteloa. Huom! Seura on yleishyödyllinen yhdistys -> ei arvonlisäveroa. Tästä on oltava maininta laskussa.
  • Joukkue hankkii itse tarvittavat valmennusvälineet, huoltolaukun, maalivahdinvarusteet ja muut tarvikkeet sekä peliasut.
  • Joukkueet voivat tehdä talkootyötä sekä muuta varainhankintaa seuraavin ehdoin:
    • Korvauksen saaja voi olla vain rekisteröity yleishyödyllinen yhteisö, ei yksityishenkilö.
    • Talkootyön hyöty ei mene työn suorittajalle, vaan koko joukkueen hyväksi.
    • Talkootyöstä saadut varat ohjataan aina pankkitilille.
    • Työ tehdään ilman työnjohtoa ja valvontaa.
    • Työ on tilapäistä eikä se ole liiketoimintaa.
    • Joukkueen tukiryhmä päättää yhteisesti, mihin saadut rahat käytetään hyväksytyn budjetin ja toimintasuunnitelman mukaan.
    • Myyntikampanjoita suunnitellessa on otettava yhteyttä seuran taloudenhoitajaan
    • Talkoisiin osallistuvat eivät ole oikeutettuja pienempiin maksuihin kuin talkoisiin osallistumattomat.
    • Joukkueessa voidaan sopia, että “osuutensa” talkootöistä voi maksaa rahana. Tällöin kyseessä ei ole “osuus talkoista”, vaan lahjoitus. Summaa ei voida määritellä, vaan maksaja lahjoittaa joukkueen toimintaan haluamansa summan. Maksuun ei myöskään voi velvoittaa.
    • ”Korvamerkittyä” rahaa, ts. talkoo- tai sponsorivarojen jakoa pelaajille ei saa olla.

 

  • Joukkue voi hankkia tukijoita / sponsoreita omien kanaviensa kautta, ja järjestää omia tapahtumia (esim. turnauksia, pelejä, myyjäisiä ym). Kaiken sponsoroinnin hyöty käytetään koko joukkueen hyväksi.
  • Joukkueet eivät hae kaupungin tai esim. 100-vuotissäätiön avustuksia, vaan seura hoitaa ne keskitetysti. Seura jakaa joukkueille avustuksia johtokunnan päätöksellä seuran budjetti huomioiden.
  • Seuran yhteisiin tapahtumiin osallistumalla joukkue saa osuuksia niiden tuotoista.

Joukkueen rahat ja omaisuus

  • Kaikki joukkueen omaisuus ja raha, joka on maksettu tilille/tililtä tai käteiskassaan/-kassasta, kerätty tai hankittu eri menetelmillä, ovat joukkueen käytössä olevaa seuran pääomaa.
  • Joukkueen talous on osa seuran taloutta.
  • Joukkueenjohtajalla ja joukkueen rahastonhoitajalla on taloudellinen vastuu joukkueen toiminnasta seuraan päin.
  • Johtokunnan hyväksymään talousarvioon kirjatut hankinnat = lupa tehdä kyseiset hankinnat.
  • Talousarvion ulkopuoliset merkittävät (yli 500 €) hankinnat tulee hyväksyä joukkueen johtoryhmässä (valmentaja, jojo + raho) sekä johtokunnassa.
  • Rahaa ei voi lainata eikä palauttaa kenellekään, eikä omaisuutta voi myydä tai lainata ilman johtokunnan lupaa.
  • Joukkueelle pelaajilta kerätyt joukkuemaksut ovat joukkuekohtaisia.
  • Pelaajan siirtyessä toiseen joukkueeseen, alkuperäiselle joukkueelle kerätyt rahat eivät siirry pelaajan mukana.
  • Pelaajien pelatessa nuoremman tai vanhemman ikäluokan joukkueen kanssa joukkuemaksu maksetaan ensisijaiselle joukkueelle. Muista maksuista, esim turnauskustannuksista sovitaan erikseen.
  • Siirryttäessä seurasta toiseen tai harrastuksen loppuessa rahat jäävät joukkueelle.
  • Koko joukkueen irtautuessa varojen luovuttamisesta päättää johtokunta.
  • Joukkueen toiminnan loppuessa joukkueen varat jäävät seuralle, joka päättää niiden käyttämisestä yhdistyksen sääntöjen mukaiseen toimintaan.

Talousseuranta ja tilinhoito

  • Joukkue kerää tilille kaikki joukkueelle tulevat varat, kuten talkootuotot, sponsori ym. tulot sekä pelaajien kausimaksut, joista tilitetään seuran osuudet ohjeiden mukaan.
  • Talousarvioon sisältyy seuranta, johon rahastonhoitaja kirjaa toteutuneet tulot / menot. Joukkueen johtoryhmä voi loppukaudesta alentaa kausimaksua, mikäli näyttää, että tulos näyttää muodostuvan olennaisesti budjetoitua paremmaksi. Seurannan avulla on helppo laatia kauden jälkeen ”tilinpäätös” ja tehdä tarvittavat muutokset seuraavalle kaudelle. Toteutuma on myös apuna laadittaessa päättyneen kauden toimintakertomusta. Toimintakertomus toimitetaan seuran puheenjohtajalle 1 kk kauden päättymisestä.
  • Kaavakepohjat ja opastus ovat saatavana seuran rahastonhoitajalta ja materiaalipankista.
  • Jokainen joukkue pitää kirjaa joukkueen taloustilanteesta ja rahastonhoitaja toimittaa kuitit, tiliotteet ja kassakirjanpidon seuran taloudenhoitajalle seuraavan ohjeen mukaan:

 

Kirjaaminen / kuitit

  • Joukkueet / tilien hoitajat tulostavat tiliotteet kuukausittain kassanhallinta palvelusta(verkkotiliote).  Kaikki asiat käsitellään 1 kuukausi kerrallaan.  Huom, tapahtumaote ei kelpaa, vaan pitää olla tiliote. Tiliotetta ei myöskään saa tulostaa kolmen kuukauden pötkössä. Älä nido tiliotetta.
  • Tiliotteet ja tositteet (laskut, kuitit) toimitetaan seuran taloudenhoitajalle järjestettyinä (ja tiliöityinä) tämän ohjeen lopussa olevien päivämäärien mukaisesti.
  • Tiliöintinumero kuittiin (tositteeseen) oikeaan yläreunaan.  Jos et tiedä mikä tili, jätä avoimeksi.
  • Tositteet (laskut ja muut kuitit) tiliotteen alle päiväjärjestykseen, älä nido, EI juoksevaa numerointia.
  • Sekä tuloista että menoista on aina selvittävä mistä raha on peräisin tai mihin se on mennyt. Ostoista on oltava AINA alkuperäinen kuitti.
  • Samaa tuloa sisältävältä tiliotteelta lasketaan summat yhteen ja tiliöidään kirjaustositteen  yhdelle riville. Esim. pelaajien kausimaksut.
  • Jos on ”könttälaskuja”, esim. pelaajilta kausimaksu joka sisältää joukkuemaksua ja verkkarin, summat eritellään tiliöintierittelyllä.
  • HUOM! Jos et tiliöi, tee kuitenkin yhteenlaskut tiliöintierittelylle.

 

  • Kioskituotto sekä kaikki käteisliikenne hoidetaan käteiskassan kautta ja siirretään kassakirjalta Rahastonhoitaja sitoutuu noudattamaan huolellisuutta käteiskassan kanssa ja toimittaa kuukausittaisen kassakirjan tiliotteiden ja muiden tositteiden kanssa taloudenhoitajalle.
  • Kirjanpidosta saa joukkueen käyttöön tuloslaskelman halutuilta ajanjaksoilta, ajankohdasta riippuen muutaman kuukauden viiveellä.

 

Kulukorvaukset joukkueen toimihenkilöille

  • Seura maksaa valmentajille kulukorvauksia toteutuneiden matkojen mukaan sovitusti.
  • Joukkueenjohtajalle ja rahastonhoitajalle joukkue voi niin sovittaessa maksaa kulukorvauksia toteutuneiden matkojen mukaan, kuitenkin maksimissaan 500 € / hlö vuodessa. Kulukorvaukset on budjetoitava.
  • Kustannuksia haetaan joukkueelta toteutuneiden matkojen mukaisesti vähintään puolivuosittain seuran matkalaskulomakkeella. (1.1.–30.6. -> 10.7. mennessä, 1.7.–31.12. -> 10.1. mennessä.
  • Juniorijoukkueiden kilpailumatkojen kustannusjako: suositus on, että kilpailumatkoille lähtee mukaan yksi aikuinen – ensisijaisesti joukkueen toimihenkilö (= seuran jäsen)- viittä lasta kohden. Joukkue voi maksaa näiden henkilöiden matkan osuuden. Muut aikuiset sopivat kustannusten jaosta keskenään.

 

Tuomaripalkkiot

  • Sarjaotteluiden tuomaripalkkiot laskutetaan seuralta keskitetysti lajiliiton kautta. Joukkueiden osuudet siirretään seuran toimesta joukkueiden tileiltä seuralle laskun maksua varten. Joukkueiden tulee huolehtia, että tilillä on riittävästi varoja maksuihin.
  • Harjoitusotteluiden tuomaripalkkiot maksaa joukkue kuittia/laskua vastaan joukkueen käteiskassasta tai pankkitililtä suoraan erotuomareille.
  • Tuomarikuitissa on aina oltava henkilötunnus. Ilman tätä palkkiota ei saa maksaa.
  • Tuomaripalkkiosta ei pääsääntöisesti mene veroa, mutta seura on ilmoitusvelvollinen kaikista palkkioista verottajalle. Mikäli kuitissa on ennakonpidätystä, sen osuus vähennetään maksettavasta summasta. Seura maksaa verot yhdellä kertaa vuosi-ilmoituksen yhteydessä ja veloittaa maksun asianomaiselta joukkueelta.

Jäsenluettelo / jäsenyys

  • Kaikki pelaajat ja toimihenkilöt ovat jäsenmaksun maksettuaan seuran jäseniä. Joukkueet huolehtivat ajantasaisesta jäsenluettelostaan MyClub:issa. Joukkueen rahastonhoitaja tai joukkueenjohtaja on velvollinen huolehtimaan, että myös uusien pelaajien kohdalla maksut seuraan päin hoidetaan täsmällisesti. Seuran jäsenyys oikeuttaa edustamaan seuraa, jäsenetuihin ja osallistumaan päätöksentekoon (vuosikokoukseen). Se myös velvoittaa toimimaan seuran sääntöjä ja toimintaohjeita noudattaen.

 

Urheilun tuplaturva

Terveyspalvelut, Kouvola Lääkärikeskus

  • Seuralla on yhteistyösopimus Kouvolan Lääkärikeskus Oy;n kanssa (Puhjontie 17, Katajaharju, Kuusankoski). Jäsenet perheineen sekä yhteistyökumppanit saavat terveyspalvelut joustavasti ja nopeasti omahoitajalta ja – lääkäriltä. Aikaa varatessa tulee ilmoittaa olevansa Sudet Salibandy-jäsen tai perheenjäsen. Jäsenet esittävät maksaessaan kassalle Susi-bonus- tai jäsenkortin, seuralle tulee maksuista pieni provisio.

Lisätietoja

  • Kaikki tarvittavat tiedot ja lomakepohjat sekä opastus tiliotteiden ja tositteiden sekä kassakirjan käsittelyyn opastus seuran taloudenhoitajalta.
  • Epäselvissä tapauksissa KYSY aina ENSIN neuvoa

 

 

 

Päivämäärät, Sudet Salibandy ry

 

15.7.17 Huhti-kesäkuun kuitit ja tiliotteet Tuijalle

20.7.17 Raho / jojo- koulutus/info talousasioista

3.8.17 Raho / jojo-koulutus/info talousasioista

1.10.17 talousarvio / kausisuunnitelma joukkueilta johtokuntaan

15.10.17 Heinä-syyskuun kuitit ja tiliotteet Tuijalle

15.10.17 Seuramaksun 1. erä taulukon mukaisesti

1.12.17 Seuramaksun 2. erä taulukon mukaisesti

10.1.18 Loka-joulukuun kuitit ja tiliotteet Tuijalle

1.2.18 Seuramaksun erä 3. erä taulukon mukaisesti